20.11　制作带有本页小计和累计的数据表

在实际工作中，如果需要打印的表格有多页，并且希望在每页上都打印出本页小计，在最后一页上打印出累计数。利用数据透视表，可以比较快捷地完成这样的任务。

示例20.11　利用数据透视表制作带有本页合计和累计的多页数据表

图20-78所示展示了一张固定资产明细表，包含了160项固定资产记录，需要使用3〜4张A4纸打印。如果要实现在每页上都打印出“本页小计”项，并在最后一页上打印“累计”项，请参照以下步骤。

图20-78　固定资产明细表

步　骤1

在13单元格中输入“序号1”，并在14：I63单元格区域填充数字1到160作为顺序号，从而新建了一个辅助字段。

步　骤2

为了能够动态引用数据源，定义名称“Data”，公式如下：

Data =OFFSET（数据源！$A$3,,,COUNTA（数据源！$A：$A）-2,COUNTA（数据源！$3：$3））

步　骤3

使用名称“Data”作为数据源创建数据透视表，在对数据透视表布局时将“序号1”字段设置为“行标签”的第1个字段，结果如图20-79所示。

图20-79　创建的数据透视表

步　骤4

对“序号r字段进行组合，根据每页可容纳的数据记录数量设置组合步长。如果每页需要容纳45行记录，则设置组合步长为45，组合后的结果如图20-80所示。

图20-80　对“序号1”字段进行组合

步　骤5

将“序号1”字段的【分类汇总】方式设置为【自动】，并在【布局和打印】选项卡中的【打印】中勾选【每项后面插入分页符】，为每一分类汇总项进行分页打印，如图20-81所示。

图20-81　为“序号1”字段设置自动分类汇总并插入分页符

步　骤6

将数据透视表的【布局】设置为【合并且居中排列带标签的单元格】，然后【启用选定内容】功能批量选中所有汇总合计行，添加“橙色”填充颜色，最后隐藏A列，结果如图20-82所示。

步　骤7

在【页面布局】选项卡中单击【打印标题】按钮，在【页面设置】对话框中单击【工作表】选项卡，设置【打印区域】为“A3:I168”；【顶端标题行】为“$3：$3”；并在【打印】中勾选【网格线】复选框，最后单击【确定】按钮结束设置，如图20-83所示。

步　骤8

在【页面设置】对话框中，单击【页眉/页脚】选项卡，分别设置【自定义页眉】和【自定义页脚】，通过设置【自定义页眉】和【自定义页脚】为数据透视表添加表头和页码。设置方法如图20-84所示。

图20-82　设置分类汇总合计

图20-83　设置打印选项

图20-84　设置“页眉”和“页脚”

步　骤9

最后对数据透视表各列的宽度进行优化，设置完成后的“打印预览”效果如图20-85所示。

图20-85　打印预览效果

本例利用数据透视表的组合功能控制每页显示的数据行数，通过对组合字段汇总实现每页小计，运用【每项后面插入分页符】命令实现分页打印，再通过数据透视表美化和打印设置，最终完成带有本页小计和累计的多页数据表的制作。