6.1.3　数据的分类汇总

Excel的分类汇总功能可自动计算列表中的分类汇总和总计值。当插入自动分类汇总时，Excel将分级显示列表，以便为每个分类汇总显示和隐藏明细数据行。

示例3：

仍以示例1中所用的原始数据（见图6.1）为例，要通过分类汇总命令的操作对该公司销售员的销售业绩进行分析，首先要按“销售员”进行排序，然后按照“销售员”进行分类汇总。

具体步骤如下：

①打开工作表“某公司上月手机销售记录”，将该数据清单复制到新的工作表，输入表头“按销售员进行分类汇总”，如图6.19所示。

6.1.3　数据的分类汇总 - 图1

图　6.19　新建工作表

②按照“销售员”排序。选择A2:G17单元格区域，转到“数据”选项卡，在“排序和筛选”选项组中单击“排序”按钮，弹出“排序”对话框；单击“主要关键字”后的下拉按钮，选择“销售员”，并选择“升序”方式，然后单击“确定”按钮，如图6.20所示。

6.1.3　数据的分类汇总 - 图2

图　6.20　“排序”对话框

③按照“销售员”进行分类汇总。选择A2:G17单元格区域，转到“数据”选项卡，在“分级显示”选项组中单击“分类汇总”按钮，弹出“分类汇总”对话框；在“分类字段”下拉列表中选择“销售员”，在“汇总方式”下拉列表中选择“求和”，在“选定汇总项”列表中选择“数量”和“总价”复选框，然后勾选“替换当前分类汇总”和“汇总结果显示在数据下方”复选框，如图6.21所示；分类汇总结果如图6.22所示。

6.1.3　数据的分类汇总 - 图3

图　6.21　“分类汇总”对话框

6.1.3　数据的分类汇总 - 图4

图　6.22　汇总结果

单击分类汇总结果表左侧二级目录按钮，即可隐藏三级目录，如图6.23所示。如果需要重新显示详细数据清单，重新单击三级目录按钮即可恢复。

6.1.3　数据的分类汇总 - 图5

图　6.23　隐藏三级目录后的分类汇总结果

根据图6.23所示的分类汇总结果，可以绘制出该公司各销售员销售总额的对比图。具体操作步骤如下：

如图6.24所示，分别选择B2:B21、E2:E21以及G2:G21单元格区域，转到“插入”选项卡，在“图表”选项组中单击6.1.3　数据的分类汇总 - 图6按钮，如图6.25所示。销售业绩对比图如图6.26所示。

6.1.3　数据的分类汇总 - 图7

图　6.24　选择单元格区域

6.1.3　数据的分类汇总 - 图8

图　6.25　下拉图表

6.1.3　数据的分类汇总 - 图9

图　6.26　销售业绩对比图

除此之外，还可以根据具体需要对该公司上月的销售数据做不同的分类汇总，比如哪个品牌的手机比较畅销等。