52．特设和常设委员会

在协商会议组织中，通常以委员会的形式，为会议组织的行动完成所有的准备工作。这个委员会可以是一个“常设委员会”，指定明确的存在时间，如一届会议或一年；也可以是一个“特设[或临时]委员会”，指定为一个特别的目的设立；或是“全体委员会”，由整个会议组织构成[任命全体委员会的方法，见第55条；其他委员会，见第32条“委托”]。除了立法机构，其他团体都不常用到全体委员会，并且，除另作说明，否则，“委员会”一词在本书中表示常设或特设委员会。除非会议组织已经通过直接方式，或由其主持官任命了委员会主席，否则，委员会名单上的首名成员，或是在其缺席时名单上的第二名成员，以此类推，担任委员会主席，并履行主席的职责，除非委员会成员以过半数成员得票选举出主席，如果会议组织没有任命委员会主席，委员会则有权自行选举，常设委员会通常自行选举其主席。文书，或者，文书缺席时，委员会的其他成员，应当为主席提供该委员会的任命通知、成员名单、委托给该委员会的文件或事务、以及会议组织决定好的指示。在委员会的要求之下，应当由适合的官员将所有执行职务所需的文件和账本移交给委员会。

委员会主席有责任召集其成员，但是，如果主席缺席，疏忽或拒绝召集委员会举行会议，则委员会有责任在任意两名成员的召集下举行会议。在小型的特设委员会中，其主席通常也担任秘书的职务，但在大型的特设委员会和所有常设委员会中，惯例上会选举一名秘书，秘书将简要地记录做过的事情，以供委员会使用。社团成员有权在合理时间出席委员会会议，并发表其对特定主题的观点，委员会可以应要求指定时间。但是，在委员会进行审议的时候，除了委员会成员，其他人无权出席。

在所有可行的情况下，会议组织的规则均适用于委员会，但不允许结束或限制辩论的动议，并且，不限制成员的发言次数，除非委员会的规模非常大，否则，所有人都不必在提出动议或发言之前起立并以职衔称呼主席，委员会主席在将议题提交表决时亦不必起立，他在发言或提出动议时也不必离开席位，所有动议都无须获得附议。由于委员会规模很小，因此这些正式流程都是不必要的，但是，除非经一致同意，否则，必须将所有议题提交表决。委员会主席不放弃对议题作出发言，通常，他是最积极参与委员会的讨论与工作的。为使会议组织可以得益于委员会的成熟意见，在委员会中，必须允许对一项表决结果作出重新审议，而不管过了多长时间以及之前的重新审议，并且重新审议可以由没有表决给少数方的任何成员提出，即使在进行之前的表决时，此人缺席也可行；但是，应当要求获得三分之二得票方可通过，除非每名表决给多数方的成员都出席了会议，或是收到了要举行该次会议以及要提出重新审议的充分通知。这将防止利用成员的缺席来推翻行动，又让缺席的成员能够提出重新审议。

委员会构成了一个小型的会议组织，只能在满足法定人数（全体成员的过半数）出席时运行。如果有一份文件委托给委员会，委员会不能在该文件上书写，而是应当将其修改写在另一张纸上。如果要修改的地方很多，则编写并提交一份替换案更为合适。如果在无限期推迟动议待决时，决议被委托给委员会，则只有决议被委托给委员会，而忽略无限期推迟动议。如果有修正案待决，它们一同被委托给委员会，委员会可以建议通过或否决这些修正案，或者不发表任何意见。如果文件一开始由委员会编写，所有修改都必须包含在文件之中。如果一开始文件由委员会编写，通常一名成员事先准备好一份草稿，草稿先被全篇通读，然后逐段阅读，主席在每一段后暂停，并问：“对这段有任何修改吗？”不对是否通过单独的段落进行表决；但是，在这样读完整份文件之后，该文件接受全篇范围的修改，可以删除任何段落，或替换或插入新段落，或以一份全新的文件替换它。如果有前言，则最后再审议。当按照委员会的意愿修改完整份文件时，他们应当将之作为他们的报告，并让主席或其他成员将之报告给会议组织。如果委员会被委派调查或报告某些事情，该报告应当以包括所有建议的正式决议结束，或者附带这样的决议，这样，当提出委员会报告时，除了提议通过这些决议的动议外，不需要提出其他动议。

如果报告用以下方式书写：“委员会的意见是，应当支付A先生的账单”，则对于该建议或报告获通过后的效果可能会产生疑问。报告的结尾应当是一项通过以下命令的建议：“命令，财务官支付A先生10.15元的账单。”如果有一份报告建议对B先生提出指控，该报告应当以建议通过决议结束，这些决议要以书面形式提出，供举行后续会议之用，以及供传讯该成员出席后续会议关于指控的审讯之用，必须具体说明指控。这些应当由委员会准备，并作为其报告的一部分提交。委员会决不应将准备承载其意见的决议这一职责托付给其他人。委员会应将这点视作其最重要的职责之一。

当报告获得委员会通过后会编写一份明确的副本，通常以类似这样文体的开头：“获委托（陈述被委托的事务）的委员会请求准许提交以下报告”；或者，“受委派（指明目的）的委员会，恭敬地报告如下，……”如果该报告十分重要，则所有同意该报告的成员都应在上面签字；但如果报告不太重要，或者仅是建议修改，等等，则可以只由委员会主席签字，在他的签名后要接着“主席”二字。但是，除非只有主席在报告上签名，并由委员会授权，否则，他不应在其签名后加上“主席”二字。报告必须始终以第三人称书写，但只由一人书写和签署。可以在签名前加上“恭敬地呈上”，但并非必要。通常报告不加上日期或地址，有时仅由一项或一组决议构成。在第二种情况中，委员会主席会说明他受委员会的指示提交报告，并提议通过这些决议。多数方的报告就是委员会的报告，不应以多数方报告来指称这类报告。

如果少数方提交一份报告，（或者，确切地说，他们的“观点”）可以这样开头：“以下签字的是指定……委员会的少数方，他们不同意多数方的意见，希望表达自己对此问题的观点。”在委员会的报告获得宣读、提出了通过该报告的动议、并陈述了该议题后，通常会允许少数方提出其观点，但是，如果有人反对接收，则主席应当将是否接收少数方报告提交表决。接收报告需要过半数得票，该议题不可辩论。宣读少数方报告仅是用于提供信息，除非有人提出一项动议以该报告替换委员会的报告，否则，不能对它进行任何处理。无论少数方的观点是否获得宣读，任何人都能提出以他所建议的决议替换委员会建议的决议。如果少数方意见不一致，每名成员可以单独提出其观点。在一些情况下，一名成员仅不同意报告中的某一部分，在此情况下，他不用单独提交其观点，而是在所有同意的人都签署了报告之后，他可以写上除了他指明的部分之外他同意该报告，然后签署该声明。

委员会报告[1]中只能包含在所有成员都获得通知的会议上，或在其后续会议上（满足法定人数，即过半数成员出席），由过半数得票同意的内容，不过，如果委员会要举行会议不可行，则报告中只可以包含每名成员都同意的内容。如果一个委员会由来自全国各地的成员构成，并期望以通信的方式来完成其工作，则其报告只能包含由过半数成员同意的的内容。

除了全体委员会，其他类型的委员会都可以任命一个子委员会，不过，子委员会只向任命它的委员会报告，而不向会议组织报告。这样的子委员会必须由上级委员会的成员组成，除非上级委员会被委派执行的行动需要他人协助，例如安排举行一次义卖。在此情况下，最好的做法是，赋予其按需要任命这样的子委员会的权力；或者，通常的做法是，任命委员会并“赋予权力”，即有权进行任何执行指示所需的行动。委员会无权因扰乱秩序而处罚其成员，只能将事情报告给会议组织。不能在会议组织中提及委员会商议的过程，除非以委员会报告的形式提及或经一致同意。一个特设委员会完成了指派给它的事务后，一项让委员会“解散”的动议（相当于无限期休会动议）将被提出，并且委员会主席（或更熟悉该主题的某名成员）向会议组织作出报告。在会议组织接收报告后，该特设委员会立即终止存在。一个委员会在没有指定下一次会议时间的情况下休会，则该委员会被认为是在主席的要求下休会，如此，一个特设委员会的所有会议便构成一届会议。一个特设委员会的主席，或任何两名成员可以在任何时间召集举行该委员会的会议，所有成员都应获得通知。如果一个委员会休会，并在另一个时间再举行会议，则不必（虽然通常这是可取的）通知缺席成员要举行后续会议。

在普通社团中，常设委员会在每次的年度会议上进行整体或部分选举，在选出一名主席（除非主席由会议组织任命）和一名秘书后，该委员会立即改组。因此，常设委员会必须在年度会议上，或在年度会议之前，对当年委托给它的所有事务作出报告。解散动议决不会用于常设委员会或理事会，也不会用于其他委员会，除了准备作出报告然后不会再举行会议的委员会。特设委员会因特定的目的而被任命，在社团指派给它的职责完成之前，它都持续存在，除非很快就被解除委托，在没有发出通知的情况下，解除委托需要三分之二得票。年度会议的插入并不会使得由社团任命的委员会被解除委托。但在由选举或任命产生的团体中，例如代表大会，如果新官员在下一次年度会议上开始履行其职责，则没有作出报告的特设委员会将终止存在。被解除委托后，委员会主席将秘书转交的所有文件归还给他。

在小型的会议组织，尤其是那些事务量小的会议组织中，不大需要委员会，而在大型的会议组织，或事务量大的会议组织中，委员会则非常重要。委员会选择得当，十之八九其行动将决定会议组织的行动。行动委员规模应该较小，只由衷心赞同该委员会所要执行的行动的人组成。如果有不赞同该委员会行动的人被任命，他应请求退出。审议或调查委员会正好相反，这种委员会应该是大型的，代表会议组织各方，这样，会议组织的意见才能在最大限度上对委员会产生影响。会议组织中任何重要的小团体在委员会中缺席，都将大大削弱委员会的有效性。第32条详细说明了如何任命委员会。